7 New Quality Tools

7 New Quality Tools, atau sering disebut juga 7 management and planning (MP) tools, pertama kali digagas pada tahun 1972 ketika sekelompok insinyur dan ilmuwan Jepang yang tergabung dalam JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers) melihat perlunya alat untuk memetakan permasalahan secara terstruktur pada tingkatan manajemen menengah ke atas sehingga membantu pengambilan keputusan dan kelancaran komunikasi team kerja di lapangan yang sering berhadapan dengan permasalahan yang terjadi karena kompleksitas 7 Basic Quality Tools, seperti: check sheet, scatter diagram, fishbone diagram, pareto chart, flow charts, histogram, dan SPC. Mereka membentuk sebuah tim untuk meneliti dan mengembangkan alat-alat kendali kualitas baru, tidak semua alat-alat tersebut baru, namun merekalah yang pertama mengumpulkan dan memperkenalkannya. Alat-alat kendali kualitas baru tersebut adalah:

1. affinity diagram,
2. interrelationship diagram,
3. tree diagram,
4. matrix diagram,
5. matrix data analysis,
6. arrow diagram atau activity network diagram, dan
7. PDPC (process decision program chart).

Karena alat-alat ini digunakan oleh tingkatan manajemen pada saat perencanaan, maka permasalahan yang dipecahkan lazimnya bersifat kualitatif menggunakan data verbal (karena belum ada data numerik) sehingga 7 New Quality Tools sering diklasifikasikan sebagai teknik-teknik kualitatif sebaliknya 7 Basic Quality Tools diklasifikasikan sebagai teknik-teknik kuantitatif. Tentu saja pengklasifikasian ini tidak tepat karena fishbone diagram dan flowchart adalah teknik kualitatif sementara matrix data analysis adalah teknik kuantitatif. Gambar 1 di bawah ini memperlihatkan bagaimana pengklasifikasian 7 Basic Quality Tools dan 7 New Quality Tools dalam teknik-teknik quality management.

Gambar 1. Klasifikasi Teknik-Teknik Quality Management

Nayatani, et al. (1994) menjelaskan hubungan antara 7 Basic Quality Tools dan 7 New Quality Tools seperti dalam Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2. Hubungan antara 7 Basic Quality Tools dan 7 New Quality Tools

Sifat 7 Basic Quality Tools adalah:

• Mendefinisikan masalah setelah memperoleh data numerik.
• Pendekatan analitis.

Sedangkan sifat 7 New Quality Tools  adalah:

• Mendefinisikan masalah dengan data verbal (sebelum memperoleh data numerik).
• Mengumpulkan ide dan memformulasikan rencana.

Gambar 2 memperlihatkan bagaimana keduanya saling melengkapi satu sama lain dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan kualitas. Mengumpulkan fakta-fakta menjadi data. Dengan keduanya, orang-orang dapat memilih apakah mau menyediakan data dalam bentuk numerik atau lisan. Tujuan akhirnya adalah mendapatkan informasi. Bagaimana pun menurut Nayatani, et al. (1994), informasi itu penting karena tanpa informasi, kita tidak akan memperoleh pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (memecahkan masalah yang berhubungan dengan kualitas). 

Seperti halnya 7 Basic Quality Tools, 7 New Quality Tools tetap mengacu kepada prinsip manajemen kualitas yaitu berbicara dengan fakta. Keduanya merupakan alat-alat yang mudah dipahami oleh orang-orang yang bekerja di bidang engineering maupun di luar bidang engineering dan tanpa memerlukan pendidikan tinggi untuk menguasainya.

Berikut penjelasan singkat mengenai 7 New Quality Tools.

1. Affinity Diagram

Affinity diagram adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar gagasan, opini, masalah, solusi, dan sebagainya yang bersifat data verbal melalui sesi curah pendapat (brainstorming), kemudian mengelompokkannya ke dalam kelompok-kelompok yang sesuai dengan hubungan naturalnya. Metode ini diciptakan pada tahun 1960-an oleh Jiro Kawakita, seorang antropolog Jepang, sehingga sering disebut juga metode KJ (sesuai inisial penemunya, Kawakita Jiro).

Metode ini biasa digunakan untuk menentukan dengan akurat (pinpointing) masalah dalam situasi yang kacau (chaotic) dengan harapan dapat menghasilkan strategi solusi untuk penyelesaian masalah tersebut. Oleh karena itu, metode ini membutuhkan keterlibatan semua pihak dalam organisasi. Affinity diagram selanjutnya dapat dijadikan masukan untuk membuat sebuah fishbone diagram. Gambar 3 di bawah ini adalah contoh affinity diagram.

Gambar 3. Contoh Affinity Diagram

2. Interrelationship Diagram

Interrelationship diagram (diagram keterkaitan masalah) adalah alat untuk menganalisis hubungan sebab dan akibat dari berbagai masalah yang kompleks sehingga kita dapat dengan mudah membedakan persoalan apa yang merupakan driver (pemicu terjadinya masalah) dan persoalan apa yang merupakan outcome (akibat dari masalah). Gambar 4 di bawah ini adalah contoh interrelationship diagram.

Gambar 4. Contoh Interrelationship Diagram

3. Tree Diagram

Tree diagram adalah teknik yang digunakan untuk memecahkan konsep apa saja, seperti kebijakan, target, tujuan, sasaran, gagasan, persoalan, tugas-tugas, atau aktivitas-aktivitas secara lebih rinci ke dalam sub-subkomponen, atau tingkat yang lebih rendah dan rinci. Tree Diagram dimulai dengan satu item yang bercabang menjadi dua atau lebih, masing-masing cabang kemudian bercabang lagi menjadi dua atau lebih, dan seterusnya sehingga nampak seperti sebuah pohon dengan banyak batang dan cabang.

Tree Diagram  telah digunakan secara luas  dalam perencanaan, desain, dan pemecahan masalah tugas-tugas yang kompleks. Alat ini biasa digunakan ketika suatu perencanaan dibuat, yakni untuk memecahkan sebuah tugas ke dalam item-item yang dapat dikelola (manageable) dan ditugaskan (assignable). Penyelidikan suatu masalah juga menggunakan tree diagram untuk menemukan komponen rinci dari setiap topik masalah yang kompleks. Penggunaan alat ini disarankan jika risiko-risiko dapat diantisipasi tetapi tidak mudah diidentifikasi. Tree diagram lebih baik ketimbang interrelationship diagram untuk memecah masalah, yang  mana masalah tersebut bersifat hirarkis. Oleh karena itu, gunakan alat  ini hanya untuk masalah-masalah yang  dapat dipecahkan secara hirarkis. Gambar 5 di bawah ini adalah contoh interrelationship diagram.

Gambar 5. Contoh Tree Diagram

4. Matrix Diagram

Matrix diagram adalah alat yang sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk suatu perbaikan proses atau produk. Matrix diagram selalu terdiri dari baris dan kolom yang menggambarkan hubungan dua atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi tentang sifat dan kekuatan dari masalah sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide untuk memecahkan masalah. Gambar 6 di bawah ini adalah contoh-contoh matrix diagram.

Gambar 6. Contoh-Contoh Matrix Diagram

5. Matrix Data Analysis 

Matrix data analysis adalah alat yang digunakan untuk mengambil data yang ditampilkan dalam matrix diagram dan mengaturnya sehingga dapat lebih mudah diperlihatkan dan menunjukkan kekuatan hubungan antar variabel. Hubungan antara variabel data yang ditampilkan pada kedua sumbu diidentifikasi dengan menggunakan simbol-simbol untuk derajat kepentingan atau data numerik untuk evaluasi. Menurut Michalski (1997), alat ini paling sering digunakan sebagai tampilan karakteristik data untuk kepentingan pelaksanaan riset pasar dan menjelaskan produk dan jasa. Gambar 7 di bawah ini adalah contoh matrix data analysis.

Gambar 7. Contoh Matrix Data Analysis

Matrix data analysis disusun untuk kemudahan visualisasi dan perbandingan.  Konsepnya cukup sederhana, namun kompleks dalam pelaksanaannya (termasuk dalam pengumpulan data).

6. Activity Network Diagram

Activity network diagram adalah alat yang digunakan untuk merencanakan atau menjadwalkan proyek. Untuk menggunakannya, kita harus mengetahui urutan tugas-tugas beserta durasinya. Beberapa versi activity network diagram yang luas pemakaiannya adalah: CPM (critical path method), PERT (program evaluation and review technique), dan PDM (precedence diagram method). Gambar 8 di bawah ini adalah contoh activity network diagram.

Gambar 8. Contoh Activity Network Diagram

7. PDPC (Process Decision Program Chart)

PDPC adalah diagram untuk memetakan rencana kegiatan beserta situasi yang mungkin terjadi sehingga PDPC bukan saja dibuat untuk tujuan pemecahan akhir dari suatu masalah, tetapi juga untuk menanggulangi kejutan risiko yang mungkin terjadi. Dengan kata lain PDPC digunakan untuk merencanakan skenario, jika pada situasi tertentu terjadi masalah, kita telah merencanakan bagaimana kemungkinan penyelesaian masalahnya sehingga kita siap untuk menanganinya. Gambar 9 di bawah ini adalah contoh PDPC.

Gambar 9. Contoh Process Decision Program Chart (PDPC)